8 lời khuyên sử dụng ngân sách thông minh cho doanh nghiệp nhỏ

1. Xác định và hiểu những rủi ro 

Mỗi dự án kinh doanh có mức độ rủi ro nhất định, có khả năng ảnh hưởng đến tài chính. Vì thế, các chủ doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý đến các rủi ro dài hạn và ngắn hạn để lập kế hoạch chính xác trong tương lai.

Ví như thay đổi mức lương tối thiểu sẽ tác động đến các nhân viên như thế nào? Công ty bạn có đặt tại những địa điểm có nguy cơ cao về thảm họa thiên nhiên? Bạn có dựa nhiều vào lao động theo thời vụ  không?

Khi đã vạch ra các mối đe dọa đến năng suất hoạt động kinh doanh, bạn sẽ thấy được bức tranh tổng thể rõ ràng hơn để từ đó xây dựng các kế hoạch khẩn cấp, 

2. Chọn đúng khách hàng và đối tác

Một điều khá phổ biến hiện nay là nhiều doanh nghiệp đang mắc kẹt với những món nợ xấu khó đòi do khách hàng gây ra.

Khách hàng là tài sản lớn nhất, nhưng cũng phải lưu ý rằng nhiều khả năng họ sẽ trở thành tiêu sản của bạn. Đây là một việc làm khó nhưng hãy lựa chọn khách hàng đủ năng lực kinh doanh, có khả năng chi trả đúng hạn.

3. Tối thiểu hóa chi phí cuộc sống

Nếu bạn lần đầu tiên quản lý doanh nghiệp nhỏ của mình, nguyên tắc trên là vô cùng quan trọng trong vài năm đầu tiên. Tính toán xem bạn cần bao nhiêu tiền để trang trải cuộc sống hàng tháng và rút đúng số tiền đó từ thu nhập của doanh nghiệp bạn; với phần lợi nhuận còn lại, đầu tư tiếp để các khoản tiền đó phục vụ cho tăng trưởng.

Sẽ rất hào hứng khi kiếm được tiền, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp mới lại sử dụng nó vào những kỳ nghỉ hay nhà cửa. Hãy chống lại những điều thôi thúc đó. Chờ đến khi doanh nghiệp vững vàng, lúc đó bạn có thể bắt đầu lấy các khoản lợi nhuận đó để tận hưởng cho chính mình.

4. Không thuê nhân viên quá sớm

Đối với doanh nghiệp nhỏ, chi phí lớn nhất là tiền lương nhân viên. Khi công việc trở nên bận rộn hơn và bạn có vẻ đang quá tải công việc thì đó là lúc cần tuyển một nhân viên mới. Tuy nhiên, hãy chắc chắn đó là điều cần thiết. 

Không bao giờ tuyển nhân viên cho đến khi bạn thực sự cần họ. Luôn luôn yêu cầu đội ngũ nhân viên hiện tại làm việc hết mình để đảm bảo họ làm việc với khả năng tốt nhất.

5. Sử dụng chiến lược "JIT"

quy tắc quản lý tiền cho doanh nghiệp nhỏ

“JIT” là từ viết tắt của “Just In Time” có nghĩa là vừa đúng lúc. Đây là chiến lược giảm chi phí các khoản tiền vay và hàng tồn kho. 

Nếu bạn dự tính mình cần 100.000 USD để đủ chi phí cho sang năm, thì không cần mượn toàn bộ số tiền một lúc; nếu không bạn sẽ phải trả lãi vay cho toàn bộ số tiền khi không sử dụng hết số tiền đó cho đến cuối năm.

Thay vào đó, bạn hãy vay 25.000 USD trong 2 tháng đầu tiền; sau đó lại tiếp tục vay 25.000 USD trong 3 tháng tiếp theo. Theo quy tắc như vậy, bạn sẽ giảm tổng số tiền lãi phải trả ngân hàng, tiết kiệm được một khoản tiền sau thời gian dài.

6. Thỏa thuận với nhà cung cấp

Khi giao dịch với các nhà cung cấp bên ngoài như thực phẩm, dịch vụ giao hàng, dịch vụ bảo vệ... đừng ngần ngại thương lượng các điều khoản hợp đồng. Lựa chọn các nhà cung cấp cho phép bạn thanh toán sau 30 ngày kể từ khi nhận hóa đơn dịch vụ thay vì phải trả tiền ngay lập tức. 

Thời gian gia hạn đó cho phép bạn quản lý tiền tốt hơn và sắp xếp được hóa đơn theo thứ tự ưu tiên.  Nhiều nhà cùng cấp luôn cho phép điều này.

7. Đừng tiêu tiền vào các khoản trích theo lương

Luật thuế nhà nước quy định các chủ doanh nghiệp phải trích một khoản tiền bên cạnh tiền lương nhân viên như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp cho mỗi kỳ thanh toán. Các doanh nghiệp sẽ có một khoảng thời gian gia hạn nhất định trước khi phải nộp quỹ này.

Là chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải giữ cho các khoản tiền quỹ đó riêng biệt so với các quỹ khác. Không sử dụng số tiền này để đầu tư hoặc trang trải chi phí hàng ngày.

Thay vào đó, để tiền vào một tài khoản riêng biệt bạn sẽ đụng vào. Đó là thói quen tốt, sẽ ngăn công việc kinh doanh của bạn không mắc những vi phạm tài chính vào cuối mỗi tháng. 

8. Thường xuyên kiểm tra ngân sách 

quy tắc quản lý tiền cho doanh nghiệp nhỏ

Ngân sách của doanh nghiệp không bao giờ cố định, sẽ thay đổi theo hướng phát triển của doanh nghiệp. Thường xuyên xem xét lại nguồn ngân sách sẽ giúp bạn quản lý và kiểm soát tốt hơn các quyết định liên quan đến tài chính; bởi sẽ biết được chính xác khả năng chi của công ty so sánh với số tiền dự án đang thực hiện mang lại.

Dựa vào các bản kê xu xướng thị trường năm trước để giúp bạn xác định tình hình năm nay sẽ như thế nào. Một khi hiểu rõ nhu cầu ngân sách của doanh nghiệp, bạn có thể dự đoán chính xác một khoản ngân sách dành riêng để phục vụ cho quỹ khẩn cấp, hoặc chi phí phát sinh không lường trước.

Ngọc Anh

(Tổng hợp)/baonghean.vn