Bí quyết quản lý thời gian làm việc hiệu quả

Thứ năm - 08/03/2012 05:34

Quản lý thời gian là một trong những nguyên tắc cơ bản để bạn đạt được mục tiêu của mình. Vậy bạn có biết cách quản lý thời gian để hiệu quả công việc tốt nhất và giảm áp lực trong cuộc sống, công việc?

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mà không ai thực sự dạy bạn trong lớp học nhưng để đạt được mục tiêu của bạn, bạn phải học. Và nó không quan trọng bạn có tay nghề như thế nào nếu công việc không được sắp xếp một cách hợp lý. Hiện nay, trong cuộc sống chúng ta phải tiếp cận với quá liều thông tin, đó là điều cần thiết để phân biệt thông tin cần cho công việc.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất:

Tổ chức danh sách công việc mỗi ngày

Để quản lý thời gian làm việc hàng ngày hiệu quả, bạn phải biết ưu tiên việc nào cần làm trước, việc nào làm sau. Tạo một danh sách công việc phải làm và tạo thành một thói quen liên tục và cập nhật thường xuyên. Có lập danh sách trong sổ hoặc điện thoại. Nếu các hoạt động lớn được chia nhỏ thành nhiều phần nhỏ hơn và mục tiêu hàng ngày được thiết lập,việc quản lý công việc sẽ trở lên dễ dàng hơn. Tiếp theo là việc thực hiện công việc theo danh sách công việc..

Làm việc một cách có tổ chức

Đôi khi bạn mất rất nhiều thời gian chạy qua chạy lại để tìm kiếm những vật dụng phục vụ cho công việc của mình. Với những vật dụng hay dùng đến bạn nên có những vị trí cố định để khi cần dùng đến bạn có thể xác định vị trí của chúng một cách nhanh chóng. Đây là công việc tưởng chừng là rất đơn giản nhưng nó lại giúp bạn tiết kiệm thời gian một cách tối đa.

Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa học, có lịch công tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày , và đừng quên một cái... sọt rác ở bên cạnh.

Nói “không' để trì hoãn

Hầu hết chúng ta có xu hướng trì hoãn nhiệm vụ khó khăn. Nhưng nếu bạn nghiêm túc về việc đạt được mục tiêu của bạn thì bạn cần phải tập trung hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Do một số nhiệm vụ khó khăn khiến tâm trí của bạn không thoải mái. Nếu bạn liên tục trì hoãn và bỏ lỡ thời hạn, có lẽ bạn nên xem xét cẩn thận công việc hiện tại của bạn, mục tiêu nghề nghiệp của bạn, điểm mạnh của bạn, và lợi ích của bạn.

Thói quen trì hoãn thường là dấu hiệu của sự không hài lòng nội bộ. Một trong những yếu tố cần thiết của quản lý thời gian là để liên tục tự hỏi mình trong ngày, các hoạt động tôi đang làm hiện nay trực tiếp hoặc gián tiếp giúp bạn đạt được các mục tiêu lâu dài bạn đã thiết lập cho bản thân mình?" Nếu câu trả lời là có, hãy tiếp tục làm việc.

Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên tĩnh vào lúc... nửa đêm. Cũng không phải thói quen xấu nhưng sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến sáng hôm sau.

Nạp lại năng lượng của bạn

Quản lý thời gian là không chỉ về công việc, nó bao gồm cả thời gian để tận hưởng thành quả công việc của bạn. Nếu bạn yêu thích công việc của bạn thì sau khi hoàn thành công việc bạn nghỉ ngơi để tận hưởng . Vì vậy, hãy học cách nghỉ ngơi để nạp năng lượng của bạn.

Đánh giá công việc hoàn thành

Với mỗi một công việc hoàn thành cũng cần được đánh giá để xem mức độ đạt được so với yêu cầu đề ra, từ đó để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm. Điều này nhằm mục đích giúp thực hiện công việc một cách khoa học nhất và có hiệu quả cao nhất.

Thời gian trôi đi và không chờ đợi bất kỳ ai vì thế hãy biết tận dụng và quản lý thời gian của mình để có thể hoàn thành công việc của mình với hiệu quả tối đa, đạt được mục tiêu mà mình đặt ra và không phải hối tiếc vì đã không đủ thời gian để hoàn thành những việc mà lẽ ra mình có thể.

Hãy sáng suốt để sử dụng quỹ thời gian của riêng mình một cách hiệu quả nhất.

Lan Ý - (theo The Times of India)